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Le site cerf-volant de la FFVL

DOSSIER D'ORGANISATION D'UN EVENEMENT CERF-VOLISTE

16 Novembre 2010, 23:15pm

Publié par ffvl.cerfvolant

Ce document peut être utilisé comme fiche méthodologique de votre organisation et comme trame pour établir votre convention avec vos partenaires institutionnels et financiers.

 


  Document en PDF

DOSSIER d'ORGANISATION

D'UNE MANIFESTATION CERF-VOLISTE

 

Nom de la manifestation :

______________________________

Qualification de la manifestation* :

______________________________

 

* Conviviale :     Rencontre locale ou interclubs sans appel à public (ni presse , ni médias alertés).

 

* Festival :         Rencontre qualifiée de régionale, nationale ou internationale avec appel à public et  plan médias.

 

* Compétition:    Rencontre sportive avec classement et délivrance de titres. Qualifiée de   départementale, régionale, nationale ou internationale. Avec ou sans appel à public.

 

* Animation:        Prestation d'un club à la demande d'un tiers privé ou institutionnel (collectivité).

Identification des acteurs

(ne garder que le cas de figure concerné)

 


 

Cas de figure N°1:


1) La commune ou la collectivité  

 

 (nom)______________________________________

 

représenté par Mr/Mme _________________ est l'organisatrice de l'événement sus nommé.

 

Le club partenaire(nom)_______________ affilié à la Fédération Française de vol libre est sollicité par l'organisateur 

pour assurer la coordination technique et l'interface avec le milieu cerf-voliste.

 

Mr/ Mme _________________ est le coordinateur responsable technique et logistique de la manifestation.

 

 



 

Cas de figure N°2:


1 Le club / l'association

 

(nom)_______________________________________

 

affilié à la FFVL sous le N°_________  est l' organisateur de la manifestation cerf-voliste.

 

La collectivité d'accueil

 

(nom) ____________________________

 

représentée par Mr/Mme __________________________

 

est coorganisatrice de l'événement sus nommé.

 

 


 

 

Typologie de l’événement :

 

La manifestation organisée est qualifiée de régionale/nationale ou internationale.

 

La manifestation fait appel à public avec le soutien des médias et du réseau de la collectivité d'accueil.

 

Les contenus du plan média, la thématique et  la programmation des animations et exhibitions incombent à la structure cerf-voliste ayant en charge l'interface et la coordination technique de l'événement.

Le contenu de l'événement

 

Le cerf-volant constituera  le thème central de la manifestation avec une représentation de plusieurs disciplines :

 

Le monofil : cerfs-volants statiques(évolution entre 30 et 150 m d’altitude)représentant toutes les formes et influences culturelles occidentales et asiatiques.

 

Les combattants : cerfs-volants monofils pilotables indonésiens ou nippons présentés sous formes de joutes aériennes.

 

Les événementiels : Exhibitions de pilotes acrobatiques, teams ou cerfs-volants exceptionnels par leur créativité ou leurs dimensions.

 

Les géants : présentations de cerfs volants de tailles supérieures à 15m2 ou de longueurs supérieures à 25m.

 

Les acrobatiques : cerfs-volants pilotés à 2 ou 4 lignes par des pilotes en paires ou équipes et sur des routines ou ballets en musique.

 

Les techniques : avec la photographie aérienne par cerfs-volants.

 

Le tractif avec des cerfs-volants pilotables pour la traction terrestre ou marine (Kite).

 

La scénographie : Exposition de jardins éoliens déambulatoires mettant en scêne le vent à travers la cinétique et la musique éolienne.

 

L'éducatif et le ludique : par des ateliers ouverts de construction d'objets du vent et de cerfs-volants, encadrés par des initiateurs et moniteurs agréés par la fédération FFVL. ( les enfants accueillis restant sous la responsabilité des accompagnateurs et parents).

 

Le sportif : par des séances d'initiation et de découverte des activité sportives et de pleine nature cerf-voliste (délivrance d'une RC découverte à la journée à 1€).

Dates :

La programmation d'un événement cerf-voliste s’appuie sur des considérations calendaires et techniques :

 

Le circuit des festivals cerfs-volistes en France et en Europe est établi sur des dates pérennes. Les conditions météo et aérologiques saisonnières constituent des facteurs décisionnels  pour les activités de pleine nature.

 

Le choix d’une période reste donc stratégique. La disponibilité des espaces et des structures d’accueil locales impliquent un choix judicieux de la date de réalisation.

 

Les dates envisagées pour l'événement sont __________________

Organisation :

Sites de vols :

 

Le site de vol d'une manifestation cerf-voliste doit répondre à des critères techniques précis.

 

Un espace dégagé et sous le vent dominant (absence d'obstacles aérologiques : arbres, immeubles, relief élevé proche).

 

L'absence de lignes électriques.

 

Une surface stabilisée et plane compatible avec la pratique cerf-voliste en toute sécurité.

 

Une surface adaptée au volume des exhibitions (500m2 par participant environ).

 

Plusieurs zones d'exhibitions selon le volume et les spécificités de l'animation : Zone pilotables, Zone Monofils, Zone cerfs-volants géants, Zone combattants, Zone compétition et teams, Zone tractif, Zone public et initiation, Jardins du vent...

 

Sécurité :

 

Même si les pratiques présentées présentent peu de risques ou des risques appréhendés par des cerfs-volistes confirmés et agissant selon les recommandations fédérales, il est nécessaire de contenir un public qui peut se révéler envahissant sur des zones d’exhibitions peu propices à l’amateurisme et à la promenade.

 

La sécurisation des zones est  assumée par la collectivité d'accueil de la manifestation avec le concours technique de l'association partenaire.

 

Le plan de circulation et les parkings, l'agrément du site par la protection civile, les recommandations, le balisages, les barriérages, le poste de secours, le plan d'évacuation font partie de l’engagement logistique de l'organisateur et du coorganisateur.

 

Administratif :

 

Les autorisations préfectorales, arrêtes et informations routières représentent un préalable à toute manifestations faisant appel au public.

 

Ces démarches sont assurées par l’organisateur local 6 semaines au moins avant la manifestation.

 

Dans certains sites protégés  ou sensibles un accord préalable avec instruction d'un dossier constituera un préalable au déroulement de la manifestation (natura 2000, parc nationaux, proximité aéroportuaire...).

 

logistique :

 

Une aire réservée aux campings cars  et au parking des participants, proche du lieu de vols (transport du matériel volant) est prévue et réservée (pass, vignette).

Une alimentation électrique est prévue. Une sonorisation avec micro et lecteur CD est installée à proximité de l’aire de démonstration (les droits SACEM incombent à l'organisateur).

 

Asurances et prérogatives :

 

La manifestation dument déclarée en préfecture et à la Fédération de vol libre est assurée pour les exhibitions et les éventuels accidents découlant des activités libéristes  survenant aux pratiquants licenciés ou à un tiers . Les accidents de circulation et découlant de la fréquentation de la ma&nifestation ,hors zones d'animations, est assurée par la collectivité qui accueille l'événement

 

En cas de risque météorologique majeur : orage, coup de vent (supérieur à 6 beaufort), pluies abondantes... seul le coordinateur responsable technique de la manifestation a toutes prérogatives pour interrompre, adapter ou annuler temporairement ou définitivement la manifestation. Ce cas de force majeure ne peut entrainer ni dérogation ou débours quant au versement des subventions ou partenariats négociés pour la réalisation de l'événement.

Communication :

 

La programmation :

 

Le programme est établi par la structure ayant en charge l'organisation technique de l'événement et la coordination de l'interface avec les invités cerfs-volistes. Le programme est donné à titre indicatif. Son exécution et les horaires des exhibitions sont  tributaires des conditions météorologiques et aérologiques du moment.

 

Médiatisation du festival :

 

L’organisateur et le coorganisateur assurent l’interface avec leurs réseaux respectifs pour annoncer et valoriser la manifestation. Les éléments descriptifs et techniques, sous forme de courriels, de documents écris et illustrés, de crédits photos, ou d’interviews directs ou téléphoniques peuvent être assurés par l’association partenaire et les structures fédérales.

 

Mise en ligne (sites WEB) , programmation des festivals en France (sites événementiels, sites nationaux cerfs-volistes, sites des clubs, CDVL, Ligue et fédération de vol libre).

Protocole :

Ouverture  et cloture de l'événement  :

 

Un accueil officiel (lunch) des participants et délégations peut être organisé en présence des partenaires institutionnels et privés.

 

Une clôture avec remise des trophées peut être souhaitée en présence des élus et représentants de la collectivité, du sport, de la Fédération de vol libre.

Evaluation budgétaire :

Recherche de partenaires financiers :

 

Les lignes budgétaires ici énumérées peuvent être prises en charge par les partenaires institutionnels et privés. Les financements sont généralement issus de subventions locales, départementales et régionales dans le cadre d'événements culturels ou sportifs favorisant la communication, l'image et le développement local.

 

Des sponsorings, mécénats, liés aux produits de communication de l'événement (affiches, calicots, bannières, produits dérivés, exposants, commerces et artisanat en relation avec la thématique de l'événement...) constituent des sources de financements de la manifestation.

 

Des partenariat en nature peuvent aussi être envisagés (transport aérien et ferroviaire, hébergement et restauration...).

 

Les fonds propres de l’association coorganisatrice  peuvent assurer les avances dans la limite du budget détaillé.

 

Un festival cerf-voliste peut nécessiter les prises en charges suivantes:

 

Billetterie de transport des délégations étrangères

Participation forfaitaire aux frais de transport des participants nationaux éloignés

Hébergement et repas des invités et de l'équipe technique coorganisatrice

Frais de déplacements et acheminement matériel (organisation)

Réceptions et protocole d'ouverture et de clôture de l'événement.

Frais administratifs et charges de structure du club coorganisateur

Antenne secouriste

Affiches, annonces, publications  et dossier de presse

Preatataires événementiels et scénographes, artistes créateurs...

Personnel d'encadrement d'ateliers.

Personnel logistique

Personnel de sécurité et de gardiennage

Spectacles nocturne son, lumières et pyrotechnie

Régie lumière et son

 

Annexes :

Crédit images et documentation :

 

Informations sur le cerf-volant, les participants, le matériel exhibé  et les compétences du club coorganisteur .

 


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